下载地址：黄冈中学关于规范公文管理的意见
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（2020年3月24日印发）
为进一步规范我校公文处理工作，提高公文办理水平和效率，使我校公文处理工作规范化、制度化、科学化。根据国务院《国家行政机关公文处理办法》和公文处理有关规定，结合我校实际，制定本意见。
第一章 公文种类
第一条 学校公文种类主要有：
（一）命令（令）
适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。
（二）决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销不适当的决定事项。
（三）公告
适用于向校内外宣布重要事项或者法定事项。
（四）通告
适用于公布校内各有关方面应当遵守或者周知的事项。
（五）通知
适用于转发上级单位和不相隶属单位的公文，传达要求各部门办理和需要有关处室周知或者执行的事项，任免人员。
（六）通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（七）议案
适用于各工会组按照相关法律程序向学校工会提请审议事项。
（八）报告
适用于向上级单位汇报工作，反映情况，答复上级单位的询问。
（九）请示
适用于向上级单位请求指示、批准。
（十）批复
适用于答复各处室的请示事项。
（十一）意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（十二）函
适用于不相隶属单位之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（十三）会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
第二章 公文格式
第二条 学校公文一般由发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发处室和印发日期等部分组成。
（一）学校发文机关标识为“湖北省黄冈中学”或“中共湖北省黄冈中学委员会”。
（二）学校发文字号为“黄高办字”或“黄高党字”、年份、序号组成。
（三）学校上行文应当注明签发人、会签人姓名。其中，"请示"应当在附注处注明联系人的姓名和电话。
（四）学校所有公文除"会议纪要"以外，应当加盖印章。
公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。
第三章 校级发文办理
第三条 校级发文流程：
（一）校级发文办理是指以我校行政或党委名义制发公文的过程，一般公文发文流程：拟稿、核稿、送审签发、编号、校对、印发、归档。
（二）拟稿。拟稿是发文处理的第一程序，按照具体工作需要，由各处室负责人按照公文格式草拟公文的初稿，文稿必须认真细致，做到以下两点：
1.公文内容要求言简意赅、观点鲜明、主题突出、结构严谨，符合发文格式和行文规定；
2.在正文前要附上发文稿纸，填写好主办处室和拟稿人、事由、主送、抄送等。
（三）核稿。对公文初稿进行审核，以保证文件的质量，由办公室负责。各拟稿处室在送校长审批签发之前，将公文初稿纸质文档送办公室审核，依据公文的基本要求，对行文方式、公文格式、文字内容等作全面的审查，并在公文签发单“核稿”栏签字。不符合要求的，办公室退回起草处室进行重新起草。
（四）送审签发。将认真核稿后的文稿送校分管领导审核，经分管领导审核后，报送校长审批签发，由拟稿人负责。文稿一经签发后，即成为最后定稿，文件据此生效。
以我校名义制发的上行文，由校长签发；以我校名义制发的平行文或下行文，由校长或者由校长授权的分管校长签发。
（五）编号。文稿经校长签发后，要由办公室进行编号登记，防止发文混乱。
（六）校对。校对由办公室进行，校对时要以文件定稿为基准，进行认真仔细地校对，连标点符号也不能放过，把住文件制发的最后一关。
（七）印发。对经校级领导签发后的文稿进行用印、制发，必须做到：
1.以经签发后的定稿为依据，忠于原稿，不得随意改动，确需改动的要报经签发人批准。
2.注意排版艺术，版面的安排要美观大方、赏心悦目。
3.注意保密，不得让无关人员随便翻阅文稿，废页也要管理好，防止泄密。
（八）归档。对已发公文进行整理归档。
第四条 学校发文种类有：
（一）《湖北省黄冈中学文件》（大版头），编“黄高办”字号，用于报送请示、报告、意见等上行文和用于普发范围的平行文、下行文。
（二）《中共湖北省黄冈中学委员会文件》，编“黄高党”字号，用于以党委名义发文的公文。
（三）《湖北省黄冈中学》（便签头），不编“字号”，主要用于与有关部门和单位商洽、询问和答复的一般事项。
（四）《湖北省黄冈中学党委会议纪要》，由办公室负责记录和整理，由会议召集人签发，在年号后面编顺序号；《湖北省黄冈中学专题会议纪要》，由具体承办会议的处室负责记录和整理，由会议召集人签发，在年号后面编顺序号。
第四章 校内年级处室发文办理
第五条 校内发文格式
一般由标题、正文、成文日期、印章等部分组成。
第六条 校内发文流程
（一）校内发文是指以各处室或年级名义制发的公文，如通知、方案等，适用于校内。发文流程为：拟稿、送审签发、印发、归档。
（二）拟稿。由各处室负责人草拟公文的初稿，并对初稿进行审核。校内公文无需在正文前附上发文稿纸。
（三）送审签发。各处室主任或年级主任将正文用《湖北省黄冈中学》便签头纸打印，送校分管校长审批签发。公文内容涉及多个部门，主办处室分管校长主动与其他分管校长或主任商议后签发，也可将会签结果报校长批示后签发。文稿一经签发后，即成为最后定稿，主办处室即可印发。其他处室遵照公文执行。
（四）印发。对经校级领导签发后的文稿，盖处室公章，不编“字号” 。
（五）归档。主办处室将领导签发文稿送档案室存档。
第五章 收文办理
第七条 收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
（一）各处室因工作原因，收到上级下发或交办的公文，由收文处室到办公室登记并填好文件处置单，提出拟办意见，收文处室提出拟办意见送分管校长批示或者校长批示后，交有关处室办理，当需要两个以上处室办理时，应明确主办处室。办理中遇有涉及其他处室职权的事项，主办处室应当主动与相关处室协商;如有分歧，由主办处室分管校长主动与其他分管校长进行商议会签，并将最终会签处理意见，报校长批准后办理。
（二）主办处室主任负责公文送签、催办和落实，办公室负责催办主办处室，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。
（三）承办处室收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。对不属于本处室职能范围或者不宜由本处室办理的，应当及时退回交办的处室并说明理由。
（四）审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的，圈阅表示已阅知。
第六章 公文归档
第八条 公文办理完毕后，应当根据《中华人民共和国档案法》和学校有关规定，及时整理（立卷）、归档。个人或处室不得保存应当归档的公文。
第九条 归档范围内的公文，档案室应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理（立卷），要保证归档公文的齐全、完整，能正确反映学校的主要工作情况，便于保管和利用。
第十条 联合办理的公文，原件由主办处室整理（立卷）、归档，其他处室保存复制件或其他形式的公文副本。
第七章 公文管理
第十一条 公文由档案管理员统一收发、归档和销毁。
第十二条 上级单位的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，各处室经负责人或者办公室主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的处室、日期、份数和印发范围。
第十三条 公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。
第十四条 公文被撤销，视作自始不产生效力;公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。
第十五条 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公室负责人批准，可以销毁。
第十六条 秘密公文要按照市委公文交换站要求，每年集中退还一次。销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销毁绝密公文应当进行登记。
第十七条 处室负责人，因工作岗位变动时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。